شرکت مشاوران کاوش

تعریف پروژه و اهمیت مدیریت آن

با توجه به روند رو به توسعه و گسترش صنایع درکشور و افزایش طرحهای عمرانی ، صنعتی ، پژوهشی و توسعه سازمانی و ... ، برنامه ریزی و مدیریت پروژه صحیح در این بخشها ضروری است . به طور کلی می توان پروژه را به صورت مجموعه ای از عملیات پیچیده ، غیر تکراری ومرتبط با یکدیگر تعریف کرد که زیر نظر یک مدیریت و سازمان اجرایی مشخص برای تامین اهداف معین و در چارچوب برنامه زمانی و بودجه از پیش تعیین شده اجرا می گردد. مدیریت پروژه فرآیندی است که باید طی آن پروژه در دوره حیات خویش از آسانترین و با صرفه ترین راه به نتیجه مطلوب دست یابد . فرایند مدیریت پروژه از سه بخش عمده تشکیل یافته که عبارتند از : برنامه ریزی ، اجرا و نظارت .

سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه

موفقیت اجرای پروژه های بزرگ صنعتی و عمرانی نیاز به رویکردی سیستماتیک در برنامه ریزی و کنترل نحوه اجرای فعالیتها از نظر زمان اجرا و هزینه دارد .کار اصلی سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه عبارت از تهیه ، گردآوری ، ثبت و نگهداری اطلاعات مراحل مختلف دوره زندگی پروژه و پردازش ، طبقه بندی و تحلیل آنها و تهیه گزارشات لازم برای مدیر پروژه است . هدف این سیستم ، هدایت پروژه طبق زمانبندی و بودجه تعیین شده و تامین اهداف و محصولات نهائی پروژه و ذخیره اطلاعات حاصله جهت استفاده در پروژه های بعدی می باشد .این سیستم باید مدیر پروژه را در بهینه کردن سه عامل زمان ، هزینه و کیفیت در اجرای پروژه یاری نماید .

یک سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه خوب باید دارای تواناییها و قابلیتهای زیر باشد :

 تعیین تاریخ اتمام پروژه در مرحله برنامه ریزی و زمانبندی اولیه .

 تعیین ساختار شکست کار ( WBS ) جهت اجرای صحیح و عدم تداخل فعالیت ها و منابع آنها .

 ارائه راه حل با صرفه جهت جبران تاخیرات در اجرای برخی فعالیتهای پروژه در زمان اجرا .

 ارائه راه حل با صرفه جهت تسریع مدت اجرای پروژه در صورت تغییر در شرایط اقتصادی و اجتماعی در کشور یا سازمان مولد پروژه و تغییر اولویتهای پروژه و نیاز به اجرای سریعتر آن .

 زمانبندی و برنامه ریزی در جهت استفاده از نیروی انسانی ، ماشین آلات و تجهیزات به منظور استفاده مطلوب ازآنها و گریز از بروز تنگنا و محدودیت در این زمینه .

 چگونگی توزیع مواد و مصالح مصرفی میان پروژه ها و فعالیتهای مختلف آنها .

 زمانبندی سفارشات خرید مواد ، مصالح ، ماشین آلات و تجهیزات جهت کاهش هزینه های انبارداری و ضایعات و همچنین زیانهای ناشی از راکد ماندن منابع مالی پروژه .

 تعیین میزان نقدینگی پروژه درهرواحدزمانی جهت پرداخت به موقع صورتحسابها و پیش پرداختها.

 ثبت و تجزیه و تحلیل نتایج حاصله و در مواقع لزوم تغییر در برنامه ریزی پروژه و نگهداری جهت استفاده در پرژوه های آتی و جلوگیری از بروز مشکلات مشابه .

مراحل برنامه ریزی و کنترل پروژه

1-مرحله برنامه ریزی

برنامه ریزی پروژه شامل کارهایی است که با انجام آنها می توان فعالیتهای پروژه و روابط میان آنها را شناخت و مدت ، منابع مورد نیاز و هزینه اجرای آنها را براساس معیارهای موجود در سازمان مولد پروژه برآورد نمود .

مراحل مختلف برنامه ریزی را می توان به گامهای زیر تقسیم بندی نمود :

گام اول :

تحلیل پروژه ، شناخت فعالیتها و روابط آنها ، تهیه ساختار شکست کار ( WBS )

گام دوم :

برآورد مدت منابع مورد نیاز و هزینه اجرای هریک از فعالیتهای پروژه .

گام سوم :

زمانبندی پروژه،برنامه ریزی منابع،بررسی رابطه زمان وهزینه ( Cost-Time Trade–Off ) و بررسی مسائل و مشکلات احتمالی و قابل انتظار ( Contingencies Problems ) .

گام اول : تحلیل پروژه ، شناخت فعالیتها و روابط آنها ، تهیه ساختار شکست کار ( WBS )

1.مشخص کردن فاز بندی اجرایی پروژه براساس سازماندهی اجراء فعالیتهای آن و تعیین فعالیتهای عمده هریک از فازهای پروژه یا به عبارت دیگر تقسیم پروژه به زیر پروژه های آن .

2. شکستن هر زیر پروژه به جزییات آن و تعیین کلیه فعالیتهای پروژه براساس نحوه اجرای آن .

3. طراحی ساختار شکست کار ( WBS ) به صورت منظم و سیستماتیک با روش از بالا به پایین (TOP – DOWN ) که با توجه به نوع ، شکل سازماندهی و وسعت پروژه می تواند براساس فازهای اجراء پروژه ، کارهای عمده پروژه ، محصول نهائی و اجزای آن ، واحدهای سهیم در اجرای پروژه و یا ترکیبی از آنها انجام گیرد .

4. تعیین تمام وقایع و رخدادهای اجرایی پروژه ( Milestones ) جهت تسهیل در کنترل های بعدی و تاکید بر پایان بعضی از فعالیتهای حیاتی در زمان معین .

5. شناخت و تعریف روابط تقدم و تاخر بین فعالیتها بطور صحیح و واقعی .

گام دوم : برآورد مدت ، منابع مورد نیاز و هزینه اجرای هر یک از فعالیتهای پروژه .

1.برآورد و تخمین مدت اجرای هر یک از فعالیتهای تعیین شده در گام اول با توجه به نظریات کارشناسان و تجربیات قبلی در زمینه اجرای پروژه های مشابه .

2. ترسیم شبکه پروژه با استفاده از روش CPM ( Critical Path Method ) و بهره گیری از برنامه های نرم افزاری تخصصی در امر برنامه ریزی و کنترل پروژه .

3. برآورد منابع انسانی ، تجهیزات و ماشین آلات مورد نیاز جهت اجرای هر یک از فعالیتهای پروژه .

4. برآورد مواد و مصالح مورد نیاز جهت اجرای پروژه .

5. تعیین و شناخت منابع موجود و قابل دسترس و امکان بکارگیری آنها .

6. برآورد هزینه اجرائی هر یک از فعالیتها با توجه به هزینه های ثابت و متغیر آنها .

7. تجزیه و تحلیل هزینه های پروژه و مقایسه نتایج حاصله با بودجه تعیین شده.

گام سوم : زمانبندی پروژه ، برنامه ریزی منابع ، بررسی رابطه زمان و هزینه و بررسی مشکلات احتمالی.

1.آنالیززمانی شبکه، تعیین مسیربحرانی و شناسایی فعالیتهایی که شناوری آنهاکم است(فعالیتهای بحرانی ) .

2. تخصیص منابع موجود به فعالیتهای پروژه با توجه به محدودیتهای موجود منابع .

3. آنالیز منابع پروژه و تغییر در برنامه زمانبندی اولیه با توجه به محدودیت منابع در دسترس .

4. تسطیح منابع در صورت لزوم و تغییر در برنامه زمانبندی اولیه با توجه به تسطیح انجام شده .

5. تجزیه و تحلیل رابطه زمان و هزینه ( Cost-Time Trade–Off ) و زمانبندی پروژه با حداقل هزینه با استفاده از روشهای موجود و جدید ارائه شده در این زمینه .

6. بررسی شرایط نامناسب جوی و سایر مشکلات قابل پیش بینی که بر نحوه و زمان اجراء فعالیـتهای پروژه تاثیر گذار می باشند .

2- مرحله نظارت و اجرا

به ندرت اتفاق می افتد که در پروژه ای تمام فعالیتها از زودترین تاریخ شروع خود اجرا یا در دیرترین تاریخ خاتمه خود به پایان برسند یا مدت و هزینه واقعی اجرای آنها با مدت و هزینه پیش بینی شده برابر باشد. همچنین در مراحل مختلف اجرای یک پروژه ممکن است فعالیتهایی به پروژه افزوده و یا فعالیتهایی ازآن کاسته شود . بنابراین کنترل و نظارت یک مرحله اساسی در مدیریت پروژه محسوب میگردد و به هنگام نمودن برنامه زمانبندی در پروژه های معین میتواند باعث بالا رفتن کیفیت نحوه انجام فعالیتها گردیده و از تاخیرهای احتمالی جلوگیری نماید . به هنگام نمودن ( Up Date ) پروژه به معنی به هنگام کردن فعالیـتهای پروژه و روابط میان آنها ، به هنگام کردن اطلاعات زمانی فعالیتها ، به هنگام کردن اطلاعات هزینه و منابع اجرایی فعالیتها می باشد . در مرحله نظارت و کنترل وضعیت کنونی پروژه در پریود زمانی تعیین شده و میزان انحرافات از برنامه زمانبندی مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار گرفته و راهکارهایی جهت انجام پروژه حتی المقدور در تاریخ پایان پیش بینی شده آن و یا حداقل نزدیک به زمان مورد انتظار با کمترین مقدار افزایش هزینه ارائه می گردد .در این مرحله گزارشاتی از قبیل زمانبندی به هنگام شده ، منحنی های تحلیل هزینه ، هیستوگرام های مربوط به هزینه های مصرف شده و منابع مورد نیاز پروژه و نمودارهای پیشرفت تهیه میشوند که این گزارشات و تحلیل های آن به مدیر پروژه کمک می کند تا بتواند صحیح و به موقع تصمیم گیری نماید .

3- تجزیه و تحلیل ، ارزشیابی و ذخیره سازی اطلاعات پروژه

برنامه ریزی و کنترل پروژه وقتی می تواند موثر و مفید بوده و عملیات اجرائی آنرا تسهیل نماید که بصورت نظام مند و با نگرش سیستمی اجرا گردد . یکی از تواناییهای سیستم کنترل پروژه، ثبت و تجزیه و تحلیل نتایج حاصله از اجرای پروژه و تاثیر آن بر روند پیشرفت پروژه می باشد . کنترل پروژه علاوه بر اینکه نحوه پیشرفت مالی پروژه را مورد بررسی قرار می دهد در مقاطعی که مشکلاتی از قبیل افزایش بی مورد هزینه های اجرائی ، کمبود منابع و مواد مورد نیاز ، عدم اجراء فعالیتهای کلیدی پروژه در تاریخ تعیین شده و ... بروز نماید ، مدیر پروژه را در تشخیص راه حل مشکل یاری می نماید . راه حل مشکل در بسیاری از مواقع می تواند باعث زمانبندی و برنامه ریزی مجدد پروژه شود .ایجاد یک بانک اطلاعاتی و سیستم پشتیبان تصمیم در مرحله ارزشیابی پروژه می تواند بسیار مفید واقع شود. این سیستم باید شامل موارد زیر باشد :

 سیستم تدارکات و کنترل موجودی برای مواد مورد نیاز پروژه .

 سیستم بودجه بندی و مالی پروژه .

 سیستم بایگانی فنی اسناد و مدارک پروژه .

 سیستم مقایسات کیفی و تهیه و تایید صورت وضعیت ها .

 سیستم اطلاعاتی انبار جهت کنترل صحیح و کاهش هزینه ها .

 سیستم ذخیره و تجزیه و تحلیل اطلاعات حاصله در مرحله کنترل پروژه .

اگر پروژه را بصورت یک سیستم در نظر بگیریم که علاوه بر داده ، ستاده و پردازش شامل بازخورد ها (Feedback) نیز می باشد ، در مرحله کنترل این بازخورها پس از بررسی و ذخیره سازی می توانند به عنوان اطلاعاتی ارزشمند در جهت تسهیل برنامه ریزی و اجراء پروژه های بعدی و راهبری سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه در چرخه حیات آن مفید و موثر واقع شوند .

مراحل اجرایی فعالیتهای مربوط به برنامه ریزی و کنترل پروژه

1-برنامه ریزی پروژه

1-1 دریافت اطلاعات و داده های مورد نیاز در امر برنامه ریزی و کنترل پروژه از کارفرما شامل :

 اهداف ، سیاستها و خط مشی های کارفرما .

 اطلاعات کامل در مورد وضعیت موجود واحد اجرایی پروژه .

 نسخه ای از قراردادهای فیمابین کارفرما و پیمانکاران .

 نقشه های اصلی پروژه و نقشه های مهندسی .

 اطلاعات لازم در رابطه با وضعیت سفارش، طبق بودجه مصوب سالانه از قسمتهای ذیربط کارفرما.

1 - 2 طراحی و ارسال نظام جمع آوری و گردش اطلاعات در امر برنامه ریزی و کنترل پروژه شامل :

 نمودارهای گردش اطلاعات .

 فرمهای ثبت اطلاعات و تعداد نسخ هر فرم .

 دستورالعمل استفاده از هر فرم .

1 - 3 شناسایی نرم افزارهای موجود کنترل پروژه و انتخاب نرم افزار مناسب .

1 - 4 تعیین تمام وقایع و رخدادهای اجرایی پروژه ( Milestones ) .

1 - 5 مشخص نمودن فاز بندی اجرای پروژه .

1 - 6 شکستن هر فاز به جزییات و طراحی و ارسال WBS پروژه .

1 - 7 طراحی و ارسال برنامه زمانبندی جامع پروژه که منعکس کننده منطق اجرایی پروژه ، اولویتها و سیاستهای مدیریت پروژه و رخدادهای اجرائی پروژه می باشد .

1 - 8 دریافت برنامه زمانبندی اجرای فعالیتهای هر پیمانکار به همراه اطلاعات منابع و نیروی انسانی به تفکیک هر فعالیت .

1-9 طراحی و ارسال برنامه زمانبندی تفصیلی پروژه ، منعکس کننده کلیه فعالیتهای اجرایی پروژه از آغاز تا پایان به همراه برآورد منابع لازم برای اجرای هر فعالیت شامل موارد زیر :

 معرفی فعالیت .

 تعریف روابط تقدم و تاخر فعالیت ها.

 زمان پیش بینی شده برای اجرای فعالیت .

 منابع ونیروی انسانی مورد نیاز جهت اجرای هر فعالیت .

 شبکه زمانی پروژه که بوسیله کامپیوتر پردازش گردیده است .

 آنالیز زمانی شبکه ، تعیین مسیر بحرانی و شناسایی فعالیتهای بحرانی .

 تسطیح منابع در صورت لزوم .

 انواع جداول هیستوگرام لازم در جهت معرفی پروژه .

1 - 10 تعیین و توافق برروی پریودهای کنترل پروژه .

2- کنترل پیشرفت فعالیتها

2 - 1 دریافت گزارشات دورهای پیشرفت فعالیتهای اجرایی پروژه ازمشاوران اجراوپیمانکاران مربوطه.

2 - 2 انجام بازدیدهای موردی از نحوه پیشرفت اجرایی و اعمال کنترلهای لازم .

2 - 3 دریافت اطلاعات مربوط به وضعیت خرید ، سفارشات و دریافت مواد و تجهیزات پروژه از بخشهای مربوطه در سازمان کارفرما به صورت دوره ای .

2 - 4 دریافت صورت وضعیت مصوب هر پیمانکار .

2 - 5 انتقال اطلاعات پیشرفت اجرای هر فعالیت به کامپیوتر جهت پردازش و با استفاده از نرم افزار تخصصی برنامه ریزی و کنترل پروژه .

2 - 6 تهیه گزارشات دوره ای از پیشرفت اجرای پروژه ، مصرف منابع و هزینه ها در مقایسه با برنامه زمانبندی اولیه درقالب انواع مختلف جداول هیستوگرام ونمودارهای میله ای و S–Curves(گزارش تحلیلی).

2 - 7 ارسال گزارشات تحلیلی مورد نیاز کارفرما .

2 - 8 تهیه گزارش وضعیت سفارشات درراه و اعلام عواقب تاخیرات احتمالی این مسئله دراجرای پروژه.

2 - 9 بهنگام نمودن زمانبندی تفصیلی، برنامه زمانبندی جامع ،WBS و وقایع کلیدی پروژه در موارد زیر:

 تغییر در سیاست و استراتژی کارفرما در اجرای پروژه .

 تاخیر در اجرای فعالیتهای دارای شناوری کم که موجب افزایش زمان اجراء پروژه می گردد .

 ایجاد تغییرات در تاریخ وقایع کلیدی .

2 - 10 ارسال برنامه زمانی بهنگام شده تفصیلی پروژه به همراه سایر اطلاعات لازم و پیشنهادات مشاور برنامه ریزی و کنترل پروژه جهت ممانعت از بروز تاخیرات و بررسی و تصویب آن تصویب آن توسط کارفرما .