عارضه یابی سازمانی
سرآمد شدن یک سازمان، فرایند پیوسته ایست که با برنامه ریزی و هدف گذاری آغاز می شود و در طول مسیر با ارزیابی های مداوم با توجه به اهداف از پیش تعیین شده، نواقص و نارسایی ها مشخص شده و با اصلاحات لازم، حذف موانع و تقویت نقاط قوت انجام می شود.
درک و شناخت کامل از وضعیت موجود سازمان و پیداکردن مشکلات آن که با عنوان عارضه نامیده می شود، اقدامی حیاتی در فرآیند پیوسته فوق الذکر است. در این مقاله به طور خلاصه عارضه یابی سازمانی شامل مدل و کارکردهای مهم آن به عنوان نقطه آغازی جهت ورود به مسیر رشد و سرآمدی مورد بررسی اجمالی قرار گرفته است.
در بسیاری از مباحث مدیریتی، سازمان به بدن انسان تشبیه می شود، چرا که سازمان نیز یک موجود پویا و زنده است. همانطوری که پیش نیاز انجام هر درمان و بهبود در بدن، انجام آزمایش های کاملی از وضعیت بدن انسان است و هر چه دقت این آزمایش ها بیشتر و دقیق تر باشد بهبودها و فرایند درمان موثرتر خواهد بود، در مورد ایجاد اصلاحات وحرکت به سوی رشد و پیشرفت سازمان نیز انجام فرایند عارضه یابی همین حکم را دارد و با انجام این فرایند سعی در یافتن معضلات و تنگناهایی داریم که ممکن است به عنوان سدی مانع حرکت سازمان در مسیر بهبود باشند.
انجام فعالیت عارضه یابی به عنوان گام اولیه در تعریف اقدامات لازم برای توسعه ظرفیت مدیریت و نظام های مدیریتی و اصلاح عملکرد سازمان فعالیتی بسیار ضروری و گامی از یک پروژه استراتژیک در سازمان است.
مهم ترین کارکردهای انجام عارضه یابی سازمانی عبارتند از:
• شناسایی علل تأخیرات پروژه های سازمان
• محاسبه شاخص های بهره وری و سودآوری
• تعیین میزان بهره وری سازمان و کارکنان
• تحلیل دقیق ساختار، فرآیند اهداف و استراتژی های سازمان و بهبود آنها
• تعیین نقاط قوت و ضعف و اولویت بندی مشکلات
• عارضه یابی منابع انسانی، ارگونومی و محیط کار
• شناسایی و تحلیل محیط موجود برای بررسی عملکرد سازمان
• تعیین راهکارهای علمی حل مشکلات
• تعریف آموزش ها و پروژه های کاربردی و کاهش هزینه های آموزش های غیر مؤثر
• جلوگیری از اتلاف منابع مالی سازمان در پروژه های غیر کاربردی
عارضه یابی سازمانی حرکتی نیست که الزاماً منجر به یافتن یک حقیقت محض در مورد یک مجموعه شود. البته باید توجه شود که عارضه یابی یک سیستم تجویز نسخه هم نیست. به بیان دیگر ، هدف از عارضه یابی، ایجاد یک فهم مشترک و همه جانبه در مورد یک سیستم است تا بر اساس آن، امکان تصمیم گیری در خصوص لزوم ایجاد تغییرات در سیستم و همچنین موضعی که نیاز به انجام تغییرات دارد، روشن شود.
عارضه یابی سازمانی زمانی انجام می شودکه متولیان آن سازمان ، باستناد شاخصه هایی ، متوجه ناکارآمدی در مجموعه می شوند. این تشخیص چنانچه با ارادة اصلاح و بهبود همراه باشد ، منجر به انجام فرآیند عارضه یابی خواهد شد. در انتهای عارضه یابی، طراحی
گزینه های موجود جهت انجام اقدامات اصلاحی آغاز می گردد.
عارضه یابی سریع
در این نوع عارضه یابی اطلاعات کلی سازمان از راههای مصاحبه، پرسشنامه، بازدید و مطالعه مستندات جمع آوری شده و سپس محاسبات لازم برای محاسبه شاخص های بهره وری و سودآوری سازمان انجام می شود. سپس ارتباط اطلاعات با یکدیگر و وضعیت شاخص های مختلف مورد بررسی و تحلیل قرار گرفته و جایگاه شرکت در محیط بیرونی نیز مورد بررسی و ارزیابی قرار می گیرد.
در نهایت عملکرد سازمان مورد قضاوت قرار می گیرد. در این مرحله در مورد ضرورت انجام بررسی دقیق تر و عمیق تر نیز
تصمیم گیری می شود.
هدف از عارضه یابی، تشخیص مشکلات موجود در سازمان و ارائه راهکارهای مناسب و عملی برای رفع آنها می‌باشد.
سازمان بهره وری آسیایی، بر مبنای مطالعات و تحقیقات خود، عوامل متعدد بازدارنده ارتقای بهره وری در سطح آسیا را مورد شناسایی قرار داده و مدیریت بهره وری، بر اساس مطالعات، تحقیقات و تجربه خود و با توجه به شرایط موجود در ایران، برخی عوامل را اضافه کرده است که مجموعاً به شرح ذیل می باشد:
الف – مشکلات انسانی:
§ فرهنگ کاری ضعیف
§ نداشتن مهارتهای کاری لازم
§ نداشتن اگاهی از مفهوم بهره وری
§ پایین بودن سطح علمی اکثر کارکنان
§ مقاومت در برابر تغییر از سوی مدیریت و کارکنان
§ ارتباط ناکافی و غیر موثر بین رده‌های مختلف کاری
§ عدم رعایت استانداردهای کار (تورم نیروی کاری و به ویژه نیروهای غیر تولیدی)
§ نداشتن تعهد و مشارکت (نبودن روحیه مشارکت پرسنل در مسائل و مشکلات کاری)
§ نداشتن حس مسئولیت و دلسوزی و عدم وجود انگیزش کاری در بعضی از موارد، هم برای مدیران و هم برای کارکنان
§ عدم کاربرد صحیح نیروی انسانی، با توجه به تخصص و عدم برنامه آموزشی صحیح و هدفدار، منطبق با اهداف شرکت
ب- مشکلات مالی:
§ مشکلات نقدینگی و تامین منابع مالی
§ مشکل عدم دستیابی به بازارهای جدید و خارجی
§ عدم بازاریابی برای محصولات و عدم شناخت بازار و ارزیابی رقبا
§ عدم تخصیص بودجه و سرمایه های بهینه، در مورد واحدهای چند محصولی
ج – مشکلات فنی:
§ استاندارد نبودن تولید
§ بالانس نبودن خط تولید
§ بهره برداری بسیار پایین از سرمایه ها
§ پایین بودن کیفیت محصولات و خدمات
§ مشکل تهیه مواد اولیه در زمان مناسب، برای تولید
§ تکنولوژی، ماشین آلات و فرآیند تولید قدیمی و فرسوده
§ بالا بودن میزان ضایعات و متوقف شدن تولید، به علل مختلف
§ پایین بودن میزان تولید نسبت به ظرفیت اسمی، به علل گوناگون
§ فعال نبودن و ارزش ندادن به بخشهای طراحی و تحقیقات و عدم توجه به دانش فنی (تکنولوژی)
د- مشکلات مدیریتی:
§ عدم ثبات مدیران
§ عدم جذب نیروهای انسانی کارآمد
§ عدم توجه به دو بعدی بودن مدیریت
§ کارآیی نداشتن سیستمهای اطلاعات مدیریت
§ عدم نگرش سیستماتیک به مسائل و مشکلات
§ عدم علاقه نسبت به توسعه و رفاه منابع انسانی
§ تصمیم گیریهای سطحی و مقطعی توسط مدیران
§ صرف میزان بالایی از زمان، در زمینه مسائل کم اهمیت
§ عدم شناخت مدیران، از راههای کاهش هزینه ها و افزایش تولید
§ فقدان اطلاعات در مورد تکنولوژی، استانداردها و شاخصهای بهره وری
§ تصمیم گیریهای مالکیتی از طرف مدیران، برای واحد تحت سرپرستی (این امر بسیاری از سرمایه ها را به هدر داده است)
ه - مشکلات سازمانی، تشکیلاتی و برنامه ریزی:
§ تمرکز، در مواردی که می توان تمرکز زدایی کرد
§ عدم وجود چارت سازمانی صحیح و کنترل شده
§ گسترش تشکیلات اداری و ستادی در سطح سازمانها
§ نبودن ارتباط بین واحدها و ارتباطات صنعتی ضعیف بین آنها
§ اهمیت دادن بیش از حد به پرسنل ستادی، نسبت به پرسنل تولیدی
§ موجود نبودن یک سیستم کنترلی دقیق برای ارزیابی عملکرد مدیران
§ عدم وجود یک برنامه ریزی مشخص و اتخاذ برخی سیاستهای مشکل آفرین برای واحد
و – مشکلات سهامداران:
§ عدم وجود یک سیستم کیفی هدایت، کنترل و نظارت سرمایه ها
§ گماردن مدیران با توجه به جنبه های غیر تخصصی و عدم توجه به کارآیی آنان
ز – مشکلات قوانین دولتی:
§ عدم پیوستگی قوانین با مشکلات واحدها
§ پیچیدگی قوانین و دستورالعملها و کارآ نبودن آنها
§ عدم تطابق قوانین وضع شده با عملیات اقتصادی مورد نیاز واحدها
برای درک و شناخت از وجود فاصله بین انتظارت و عملکرد سازمان لازم است در سازمان عارضه یابی صورت گیرد. در فرایند عارضه-یابی از روی نشانه های خاصی که در عملکرد و خروجی های سازمان مشهود و محسوس است، عارضه های مبتلا به سازمان تعیین می-شوند. به منظور کاهش و یا از بین بردن فاصله بین انتظارت و عملکرد سازمان باید علل ریشه ای ایجاد عارضه ها تعیین و برنامه های اصلاحی در چارچوب راهکارهای اجرایی رفع علل ریشه ای ارائه شوند. عارضه یابی فرایندی است مستمر که باید توسط خود سازمان در واحدهای صنعتی به طور دائمی صورت پذیرد، چرا که بروز مسئله و مشکل جزء ذاتی و لاینفک کار و تلاش می باشد. مهم آن نیست که سازمانها، دارای مسئله، مشکل و عارضه نباشند، بلکه مهم آنست که مرتباً نابسامانیها، مشکلات و عوارض در سازمانها شناسایی شده و به طور علمی و سیستماتیک مرتفع گردند و سیکل شناسایی نشانه ها و عوارض، تعیین علل بروز و انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت رفع آنان مرتباً تکرار شود. انجام عارضه یابی نیازمند تجربه و آگاهی از روش انجام آن می باشد. بدین منظور این امر برای اولین مرتبه توسط مشاور در داخل سازمان انجام خواهد شد و طی اجرای آن دانش فنی و روش انجام به سازمان منتقل شده، بطوری که واحد صنعتی در مراحل بعدی خود به تنهایی قادر به انجام عارضه یابی باشد. که با انجام عارضه یابی های مکرر و مستمر به عنوان یک جزء از چرخه بهره وری سازمان با رسیدن به تعالی موجب تعالی و بهبود ذینفعان و کل جامعه می گردد.
